Le flex office : définition, avantages, inconvénients et mobilier à utiliser

Travailler dans un espace sans bureau attitré, c’est le pari que prennent de plus en plus de grandes entreprises aujourd’hui. En flex office, chaque jour, les collaborateurs peuvent s’installer sur un bureau différent, dans un open space ou un espace de coworking. Le plus souvent, ils s’installent où ils trouvent de la place. Certaines sociétés établissent un système de réservation de place pour gérer efficacement leur politique télétravail / présentiel.

Le flex office s’inscrit dans une politique de qualité de vie au travail :

• Plus d’autonomie et de flexibilité pour les collaborateurs
• Présence de plusieurs espaces conçus pour le travail collaboratif ou au contraire pour se concentrer
• Amélioration des interactions sociales avec des équipes qui se mélangent
• On favorise par conséquent la cohésion des équipes et crée un environnement plus dynamique.

Pourquoi adopter le flex office ? Quels sont les avantages et les inconvénients du flex office ? Comment aménager ses espaces en flex office ? Des questions importantes auxquelles nous allons répondre à travers cet article.

Le flex office : c’est quoi ?

Origine et concept du flex office

Le concept de flex-office revient davantage dans les discussions professionnelles dans notre monde post-Covid. Pourtant, c’est au siècle précédent qu’il trouve ses origines.

Comme beaucoup de “révolutions” d’espaces de travail, le flex office est originaire des Etats-Unis. Apparu dans les années 1980, on estime que le concept de flex office découle de l’Activity Based Working (ABW) popularisé dans les années 1970 par IBM. Déjà avec l’ABW, les collaborateurs ne disposent pas de bureau individuel et doivent choisir un espace de travail adapté à leur activité du jour, là où en flex office on choisira plutôt n’importe quel poste de travail libre.

Dans les années 1980, la volonté des entreprises américaines était d’optimiser l’occupation des espaces de travail sous-utilisés. Aussi, on veut privilégier l’usage et casser cette image de bureau individuel. La tendance à cette époque, c’est la montée du travail collectif. On crée divers espaces de travail collaboratifs. Cela fait alors naître le coworking et finalement le flex office.

En France, le flex office apparaît une décennie plus tard, dans les années 1990. On francise le nom qui devient “bureau à temps partagé” chez Andersen Consulting (Accenture) en 1995. Fruit d’une volonté de rationaliser l’espace lorsque les collaborateurs sont en déplacement où en congé, le flex office est facilité dans l’hexagone par le développement des open spaces dans les années 2000 et 2010, puis par la crise Covid-19.

Pour résumer ce concept, le flex office repose sur 3 principes clés :

• La flexibilité des espaces de travail
• Le partage des postes de travail : Le bureau n’est plus personnel
• Une organisation basée sur les besoins des équipes : les espaces sont pensés selon les activités des équipes et de l’entreprise.

Différence entre flex office, open space et coworking

Il arrive que les concepts de flex office, d’open space et de coworking soient souvent confondus car ils reposent tous sur des espaces de travail partagés. Ces concepts sont parfois complémentaires, mais leur logique est bien différente en matière d’organisation et d’aménagement.

En flex office, les collaborateurs n’ont pas de poste de travail attitré. Chaque jour, ils choisissent une place libre. Ce modèle implique un aménagement avec des bureaux partagés et éventuellement modulables dans un open space, des casiers individuels et des espaces variés. A la différence des autres termes, le flex office est une organisation du travail là où les autres sont un type d’espace.

L’open space, lui, est un espace ouvert (c’est littéralement la traduction!) parmi d’autres espaces dans l’entreprise. Dans un open space, les postes de travail sont regroupés ou alignés, mais chaque collaborateur a son bureau attitré. Les open spaces favorisent la communication entre les employés grâce au décloisonnement entre les bureaux.

Le coworking désigne des espaces de travail partagés entre des professionnels indépendants, des start-ups ou des entreprises. Les espaces de coworking proposent des postes de travail flexibles ou dédiés, des salles de réunion et autres services. Ils favorisent le networking et la flexibilité.

Ils sont certes différents mais pas incompatibles : un open space peut faire partie d’une stratégie de flex office. Dans les trois cas, les collaborateurs travaillent dans un espace commun ouvert. Ces concepts visent à optimiser l’espace et favorisent le travail en équipe. Aussi, ces modèles se combinent assez facilement : un espace de coworking ou un open space peuvent être organisés en flex office.

Comment fonctionne le flex office en entreprise ?

Dans un environnement de bureau flexible et sans bureau attitré, l’entreprise met à disposition différents types d’espaces accessibles à tous :

• postes de travail en open space
• espaces calmes pour la concentration
• salles de réunion
• zones informelles ou collaboratives
• alcôves acoustiques, cabine téléphoniques ou cabines acoustiques

Ce fonctionnement permet d’optimiser l’occupation des bureaux, notamment avec le développement du télétravail et la démocratisation de la flexibilité des horaires. C’est aussi un bon moyen d’optimiser l’espace pour les entreprises dont certains employés sont souvent en déplacement (consultants, commerciaux…).

Pour garantir une organisation fluide, certaines entreprises choisissent de se munir d’outils digitaux :

• Des logiciels pour réserver des postes de travail
• Des applications pour réserver une salle de réunion
• Des outils pour gérer l’occupation des espaces

Ces outils ne sont pas indispensables. Certaines sociétés font le choix d’adopter une politique du “premier arrivé, premier servi”.

Pour adopter le flex office, les entreprises ont besoin d’évaluer en amont les besoins et les usages des collaborateurs : des zones collaboratives, des zones silencieuses, des cabines… Le bureau flexible doit disposer d’une vraie stratégie s’accompagnant de règles claires : un bureau complètement débarrassé après usage, le respect des zones silencieuses et la gestion des effets personnels avec des casiers individuels.

Image : cabine acoustique medium et bureau Bench Tempo. Crédits : Mobel Linea.

Avantages et inconvénients du flex office

Le flex office séduit de plus en plus d’entreprises, mais comme tout mode d’organisation au travail, il présente à la fois des avantages et des limites. Bien compris et mis en place, le flex office peut devenir un véritable levier de performance et de bien-être au travail.

Les avantages du flex office pour l’entreprise

Les avantages pour une entreprise dans le cadre d’un aménagement de bureaux flexibles sont avant tout économiques et organisationnels. Avec des postes non attribués, les bureaux sont occupés en fonction de la présence réelle des collaborateurs. On optimise les espaces de travail, on réduit les surfaces inutilisées, ce qui contribue à une réduction des coûts immobiliers. Moins de postes fixes signifie moins de mètres carrés nécessaires ! Dans le même temps, on joue la carte de la modernité en s’adaptant aux nouveaux modes de travail.

L’amélioration de la collaboration entre les équipes véhiculée par ce concept permet des interactions plus simples entre les différents services, ce qui peut stimuler l’innovation et la transversalité.

Enfin, le flex office permet d’adapter rapidement l’aménagement des bureaux aux évolutions de l’entreprise. Grâce à du mobilier modulable, les espaces peuvent être reconfigurés facilement selon les besoins.

Image : Un espace collaboratif aménagé avec les tables de la gamme Cohesion. Crédit : Buronomic.

Les bénéfices pour les collaborateurs

Un aménagement flex office peut améliorer l’expérience de travail des salariés s’il est bien pensé.

L’avantage principal : la flexibilité. Les collaborateurs choisissent leur environnement de travail selon la place, mais ils peuvent aussi le choisir en fonction de leurs tâches.

Autre point important favorisé par le flex office : une plus grande autonomie. Les membres de votre tribu organisent leur journée plus librement, ce qui renforce leur engagement et leur productivité.

Il contribue aussi à créer un cadre de travail plus dynamique et moderne, avec des espaces variés et souvent mieux aménagés (zones de détente, mobilier ergonomique, espaces informels…) Cela peut avoir la vertu d’attirer de jeunes talents en quête de dynamisme et de flexibilité, et surtout de les fidéliser !

Enfin, ce concept encourage les interactions sociales et casse les silos entre les équipes. En flex office, les occasions d’échanger de manière informelle sont multipliées.

Les limites et points de vigilance

Malgré ces avantages pour l’entreprise comme pour les salariés, le flex office présente aussi certaines contraintes qu’il est essentiel de prendre en compte.

Premièrement, ne pas avoir de bureau attitré peut déstabiliser certains collaborateurs, notamment ceux attachés à leur espace personnel. Par conséquent, opérer une mutation de ses espaces de travail vers le flex office ne peut être une décision unilatérale de la direction et doit être discutée avec les salariés.

A l’image des open spaces, les espaces en flex office peuvent entraîner des difficultés de concentration : bruits parasites, trop de discussions bruyantes… D’où l’importance de prévoir des zones adaptées à chaque usage et notamment des espaces insonorisés comme des alcôves acoustiques.

Pas de bureau individuel, pas de rangement individuel ? Si ! Il faut veiller à proposer des solutions de rangement individuelles, donc des casiers avec fermeture à clé ou à code individuel.

Il existe également un risque de sous-dimensionnement des espaces. Si le nombre de postes disponibles est insuffisant par rapport à la fréquentation réelle, cela peut générer frustration et perte de temps.

Dans tous les cas, pas de de flex office sans accompagnement au changement. Une communication claire sur un tel projet, la prise en compte de l’avis des équipes, une formation et la mise en place de règles de fonctionnement faciliteront la mise en place de votre projet !

Comment aménager un espace en flex office ?

Aménager un espace en flex office ne se limite pas à enlever les bureaux fixes. Il s’agit de penser complètement l’organisation et le mobilier pour répondre aux besoins variés des collaborateurs, optimiser l’espace et favoriser la productivité.

Les différents types d’espaces à prévoir

Des bureaux en flex office doivent proposer des zones adaptées aux divers besoins. Pensez à votre activité et à vos besoins avant de penser aux zones !

Intégrez des zones calmes ou individuelles pour les moments où la concentration de vos collaborateurs sera de rigueur ! Hors des espaces collaboratifs, elles sont importantes pour se concentrer sur certaines tâches. Bien évidemment, les espaces collaboratifs sont la base des bureaux en flex office. Ce sont les zones pensées pour les réunions informelles, les brainstormings et les projets en équipe. Des indispensables à ne jamais oublier : les salles de réunion, grandes ou plus restreintes, avec écrans et matériels pour les visioconférences, et évidemment les espaces de détente comme les salles de pause ou zones de restauration.

L’aménagement doit être pensé en termes d’usage plutôt qu’en nombre de postes. Chaque zone doit être clairement identifiée pour faciliter la circulation et l’appropriation des espaces.

Le mobilier adapté au flex office

Pas de bureau sans mobilier adapté ! C’est le cœur du flex office. Il doit être modulable, ergonomique et fonctionnel pour répondre aux besoins variés :

• Les bureaux partagés : Des bureaux type Bench 4 personnes ou des tables modulables facilement réorganisables selon le nombre de collaborateurs.
• Les fauteuils de bureaux ergonomiques et confortables disposant de multiples réglages pour s’adapter à chaque utilisateur.
• Des casiers individuels pour stocker les effets personnels.
• Du rangement plus classique type armoires ou armoires rideaux pour stocker les dossiers, classeurs et documents.
• Du mobilier collaboratif : des tables hautes avec des tabourets, des assises informelles comme des canapés, des tables basses, des tables hautes mobiles, des supports écran mobiles… du mobilier flexible en somme !
• De la déco !

Image : Casiers individuels avec fermeture à clé de la gamme Lok. Crédit : Mobel Linea.

Important : ne négligez pas l’ergonomie et le confort !

Dans un aménagement de flex office, le confort et l’ergonomie sont essentiels pour préserver la santé et la productivité des salariés et éviter les Troubles Musculo Squelettiques (TMS).

Le fauteuil de travail doit offrir divers réglages pour convenir à chaque salarié : accoudoirs réglables en plusieurs dimensions (pivotants, hauteur, largeur, profondeur), réglage de la tension, réglage de la hauteur, mécanisme synchrone de l’assise et du dossier, réglage de la profondeur, renfort lombaire et éventuellement dossier résille… Des modèles existent à des prix tout à fait abordables pour le bien-être de chaque membre de votre tribu !

Image : Fauteuil ergonomique To Sync Pro idéal pour le flex office. Proposé en 2 coloris noir ou blanc sur Cochiz. Crédit : Trend Office / Dauphin

Pensez à l’éclairage… et surtout à l’éclairage naturel ! Des études montrent que l’éclairage naturel est primordial pour le bien-être et la concentration des salariés. Une bonne luminosité, certes, mais également une insonorisation efficace est cruciale pour réduire les distractions dans les espaces collaboratifs ou ouverts : cloisonnettes pour les bureaux, panneaux à placer au plafond ou sur les murs, armoires ou canapés aux propriétés acoustiques… Les solutions sont nombreuses pour gérer efficacement ce problème.

Enfin, pensez à créer des espaces de circulations larges et fluides pour éviter le sentiment d’encombrement.

Image : Fauteuils de la gamme Cruise Screen avec dossier aux propriétés acoustiques. Crédit : SEM Milani.

Les outils et technologies indispensables

Pour que le flex office fonctionne efficacement, il peut être non négligeable de prévoir des solutions numériques (logiciels, applications mobiles) de réservation de postes de travail et de salles de réunion pour gérer l’occupation des bureaux.

Évidemment, ne négligez pas la présence d’écrans de télévision, de matériel de visioconférence, de projecteurs et de bornes de recharge pour faciliter le travail collaboratif.

Exemples de flex office en entreprise

Plusieurs entreprises, grands groupes comme PME, ont déjà adopté cette politique pour leurs espaces de travail. Le point commun de projets réussi ? Elles ont réfléchi leurs espaces avant de les concevoir !

Cas concrets d’entreprise ayant adopté des bureaux flexibles

L’un des exemples les plus souvent cités dans l’aménagement flex office, c’est le cas de Saint-Gobain, entreprise française spécialisée dans la production, transformation et distribution de matériaux. L’entreprise a opéré la transformation de son bâtiment parisien, flex office complet avec l’intégration d’une application de réservation de postes et de salles. Résultat ? Plus de flexibilité pour les salariés, une meilleure organisation des journées et un engagement renforcé des équipes ! Pourquoi ça marche ? Ici, le flex office est accompagné par des outils et une vraie vision stratégique basée notamment sur une organisation plus agile du travail.

L’entreprise Orange a, depuis 2021, opéré une “transformation” depuis l’inauguration d’un nouveau siège en flex office. Une particularité importante ? Il y a dans ce siège plus de salariés que de postes physiques. Le télétravail massif permet donc de réduire ici les coûts immobiliers et d’optimiser l’espace.

D’autres entreprises comme Peugeot, Avaya ou Philips se sont lancées dans le flex office. Dans le cas de Philips, on a notamment mis en place un ratio : 8 bureaux pour 10 salariés.

Dans toutes les “success stories” d’aménagements flex office, on note des grands axes qui reviennent :
Le dialogue avec les salariés et l’accompagnement du changement avec un management qui implique tout le monde :

• ✅ Un ratio raisonnable bureaux / salariés (et par conséquent, plus de salariés que de bureaux)
• ✅ La création de plusieurs espaces : des zones calmes et des zones collaboratives
• ✅ La mise en place d’outils de réservation de places
• ✅ Le lien étroit existant entre télétravail et flex office.

Tendances actuelles en aménagement de bureau

En 2026, on parle peut-être davantage de bien-être au travail qu’il y a 10 ans. Le confort doit être au cœur de toutes les politiques RH avec la mise en place de postes de travail ergonomiques (fauteuils confortables, bureaux réglables), une optimisation acoustique des espaces, de la lumière naturelle, et pourquoi pas de la verdure !

Travailler dans un espace de flex office, oui… mais encore faut-il qu’il donne envie de venir ! S’il se différencie autant des espaces de travail traditionnels, c’est aussi parce qu’il devient un lieu de rencontres et d’échanges. On crée des espaces de socialisation (zones lounge, salles de pause, zones informelles) qui favorisent un sentiment d’appartenance : c’est la tendance du “comme à la maison”.

On pense aussi durabilité. L’une des tendances est l’éco responsabilité portée par des politiques RSE. Le mobilier choisi dans ses aménagements doit être conçu à partir de matériaux éco-responsables. On crée aussi des espaces de verdure (design biophilique), mais encore faut-il avoir la main verte !

Enfin, on crée des espaces qui sont conçus pour se reconfigurer rapidement :

• mobilier mobile
• cloisons modulables
• zones multi usages (atelier, formations, réunion, concentration)

L’environnement de travail est alors adapté aux besoins du moment.

Le flex office, pour ou contre ?

Pour mettre en place des espaces de travail en flex office, encore faut-il en adopter la culture ! De nombreuses success stories montrent que ce mode de travail est possible et bénéfique, autant pour les salariés que pour les patrons. S’il est bénéfique, c’est au prix d’un accompagnement au changement, autant pour les managers que pour les collaborateurs.

On notera quelques avantages sur l’adoption du bureau flexible :

• ✅ Baisse des coûts immobiliers avec la réduction des surfaces
• ✅ Optimisation des espaces de travail
• ✅ Une collaboration accrue entre les différentes équipes grâce à des interactions rendues plus simples
• ✅ Plus de flexibilité et d’autonomie pour les collaborateurs, favorisation d’un environnement hybride télétravail / présentiel
• ✅ Amélioration de l’image, idéal pour attirer des talents plus jeunes

Malgré tout, quelques limites viennent pondérer ces axes positifs :

• ❌ Des collaborateurs déstabilisés par le changement
• ❌ Attention au manque de communication avant le changement : bien impliquer ses équipes !
• ❌ Des espaces bruyants s’ils sont mal pensés
• ❌ Ne pas négliger les rangements individuels
• ❌ Ne pas sous-estimer le nombre de postes de travail pour éviter les conflits

Et bien sûr, il faut prévoir les bons espaces de travail et choisir le mobilier adapté. Cochiz vous accompagne dans le choix de votre mobilier et dans la mise en place de votre projet !