Les 9 erreurs à éviter lors de l’aménagement d’un open space

Un open space mal conçu peut transformer le quotidien des équipes en véritable source de problèmes. Bruit omniprésent, manque d’intimité, espaces mal définis… Les erreurs d’aménagement peuvent être nombreuses et souvent coûteuses à corriger. Pourtant, quelques principes simples permettent de créer un espace de travail performant et confortable. Cochiz vous présente les 9 erreurs les plus fréquentes à éviter dans l’aménagement d’un open space.

L’open space est un lieu d’échanges… Ne négligez pas le bruit

L’open space, c’est le cœur de votre entreprise. C’est une place où se retrouvent vos équipes pour travailler, échanger, collaborer, téléphoner… Bref, un lieu vivant ! Mais qui dit espace qui vit dit espace avec du bruit… Les clics de souris, la sonnerie du téléphone, les discussions entre collègues… Tout cela à un impact sur la productivité et peut vite énerver tout le monde ! Alors, que faire ? On abandonne l’idée de l’open space ? Pas du tout ! On pense au traitement acoustique de ses espaces.

Les cloisonnettes ou séparateurs frontaux

L’un des éléments acoustiques les plus plébiscités par les entreprises : le séparateur de bureau. Sur des postes de travail partagés notamment, ils délimitent l’espace, offrent un confort visuel et leur traitement acoustique bloque les bruits parasites. Plusieurs modèles et coloris existent. Chez Cochiz, chaque bureau dispose d’un modèle de panneaux écrans acoustiques proposé en bas des fiches produits.

Dalles murales et panneaux suspendus

Disposer des dalles acoustiques sur les murs ou plafonds de votre open space peut significativement optimiser l’acoustique de vos espaces. Ces solutions sont pratiques à installer et faciles à déplacer et évitent la réverbération sonore dans les grands espaces.

Des cloisons acoustiques

Créez des zones dans votre open space sans les fermer complètement ! Intégrez à vos aménagements des cloisons acoustiques mobiles ou montées sur panneaux fixes. Sur roulettes, elles se déplacent facilement pour réorganiser vos espaces en un clin d’œil. Elles peuvent par exemple séparer 2 postes de travail ou permettre de séparer les bureaux d’un espace lounge ou informel.

Du mobilier acoustique

Pour délimiter l’espace, optimiser l’acoustique et disposer d’un rangement pratique, il existe des armoires acoustiques. Chez Cochiz, nous proposons la Primo, une armoire métallique design au dos de laquelle on trouve de la cellulose et de la fibre de verre, des matériaux connus pour leur isolation phonique.

Outre les rangements, des fauteuils et canapés aux dossiers haut avec propriétés acoustiques sont efficaces. Ces éléments de soft seating peuvent servir à créer un coin lounge dans l’open space ou des zones de réunion informelles.

La star des open space : la cabine acoustique !

Créez un nouvel espace dans votre open space sans travaux ! Les cabines acoustiques sont des bulles qui permettent de téléphoner, faire des visioconférences ou échanger avec ses collègues sans être dérangé par le bruit ambiant. Il en existe plusieurs avec diverses configurations et tailles. De vraies cocons de calme pour s’isoler !

N’ignorez pas le besoin de zones calmes et de concentration

Un espace, que des bureaux ? Ne faites pas ça ! Un open space bien conçu doit disposer de zones délimitées correspondants aux besoins de votre activité. Les zones de calme ou de réunions informelles sont très importantes. Créez des espaces séparés par des cloisons acoustiques.

Là encore, les cabines acoustiques peuvent vous aider !

Pensez à l’éclairage de l’open space

La lumière naturelle, c’est sûrement le plus important au travail ! Elle joue un rôle sur le bien-être et la productivité des collaborateurs. Votre open space n’est pas assez lumineux ? Pensez l’éclairage en conséquence. L’une des erreurs fréquentes est de se reposer uniquement sur un éclairage uniforme au plafond. Variez les sources lumineuses. Combinez l’éclairage général de l’open space avec des appliques, lampes, lampadaires et un éclairage d’ambiance.

Pensez aux problèmes liés à la lumière naturelle : les éblouissements et les reflets. Positionnez vos postes de travail en conséquence et évitez de les placer face ou dos aux fenêtres. Installez les perpendiculairement aux fenêtres.

Ne pas négliger le zonage

Un open space sans organisation spatiale c’est bruyant, confus et inefficace. Tous les usages ne sont pas compatibles, et les mélanger crée des frictions au quotidien.

Ne mélangez pas tout dans un même espace

Créez des zones dédiées à chaque besoin :

• Des zones calmes (pour le travail individuel et la concentration)
• Des zones de travail collaboratif (échanges et brainstorming avec tables et tables hautes)
• Des espaces pour passer des appels (cabines, phone booths, coins isolés avec cloisons acoustiques)
• Des espaces informels et lounge

Gérez les flux de circulation

Ce n’est peut-être pas la première chose à laquelle vous penserez et pourtant c’est important. Ne négligez pas la circulation où vous risqueriez de vous retrouver avec des bouchons ! Dans votre open space, évitez de placer les axes de passage au cœur des zones calmes et de concentration. Un exemple : positionnez les espaces dynamiques comme les coins pause ou les imprimantes en périphérie de l’open space.

Structurez visuellement l’espace

Créer un espace avec des repères visuels et une certaine hiérarchie, c’est primordial pour la cohérence. Utilisez du mobilier comme des rangements et des cloisons légères pour structurer et délimiter les espaces. En cas de besoin, intégrez une signalétique simple ou créez un “règlement” qui définit les espaces selon leurs usages (exemple : le travail collaboratif se fait dans telle zone, les appels sont à passer dans une cabine…)

Image : La gamme de cloisons acoustiques MUT de Mobel Linea, proposée sur Cochiz.

Ne sous-estimez pas les besoins techniques (prises / wifi..)

Combien de postes de travail ? Quels équipements électroniques vont être utilisés ? Téléphone fixe ? Ce sont des questions à se poser en amont ! Savoir y répondre vous permettra d’estimer les besoins techniques de votre open space : les équipements (ordinateurs, téléphones, imprimantes…), la connectivité, les prises de courant, les prises téléphone et internet RJ 45 et le placement des bornes wifi pour disposer d’une connexion suffisante.

Ne pas négliger le bien-être des employés

Des bureaux, des tables, des fauteuils de bureau ? En effet, c’est fonctionnel. Mais il ne manque pas quelque chose ? L’ambiance, la décoration, le soft seating… Humanisez votre open space !

Pour un espace de travail plus chaleureux, ajoutez des plantes, naturelles ou artificielles si vous n’avez pas la main verte. Évitez les ambiances trop cliniques. Les espaces de travail froids et impersonnels ne plaisent à personne. Intégrez de la décoration et des matières chaleureuses pour que le ressenti soit positif (bois, textiles, couleurs douces…)

Créez de vrais lieux de pause et de déconnexion. Intégrez des canapés et des éléments de soft seating confortables dans vos open spaces (poufs, fauteuils). Ils peuvent aussi servir à des usages informels l’organisation de points projets entre vos équipes.

Ne pas impliquer ses équipes dans le projet

N’imposez pas ! Ecoutez… Un open space pensé sans impliquer ses équipes risque d’être mal adapté aux usages réels.

Une erreur fréquente dans ce genre de cas : une direction ou un chargé de projet qui décident sans feedback terrain. Souvent, on pense connaître les besoins types des aménagements d’un open space sans tenir compte des spécificités de chaque métier dans l’entreprise.

Recueillez les besoins avant de penser l’espace ! Le but est de comprendre les usages réels : temps de concentration et de collaboration, la fréquence des appels, qui travaille avec qui, quels sont les besoins de confidentialité… Le plus efficace pour y répondre : des ateliers en groupe. Mais selon le nombre de personnes dans votre open space, la tâche peut être ardue ! Faites-vous accompagner par un professionnel…

Attention à la densité dans l’espace

Evidemment, vous cherchez à optimiser vos mètres carrés. Ce besoin peut vous sembler efficace économiquement, mais dans un open space, la sur-densification dégrade rapidement les conditions de travail. Plus vos postes de travail sont serrés, plus le bruit, les distractions et la sensation d’inconfort augmentent.

Espacez suffisamment les postes pour éviter l’inconfort de vos équipes et respectez une zone de confort autour de chaque bureau. Pensez à laisser une circulation fluide et sans croisements permanents.

Pensez à l’avenir ! Votre entreprise va évoluer, du moins, on l’espère pour vous ! Ne remplissez pas 100% de la capacité de votre open space. Gardez une marge pour de futures réorganisations.

Attention au manque de flexibilité

Vous êtes dynamique ? Votre espace doit aussi l’être ! Pour éviter que votre aménagement ne soit trop figé, intégrez du mobilier mobile et modulable.

Des tables de coworking mobiles, des supports écrans sur roulettes, des estrades qui se déplacent facilement pour réorganiser l’espace et s’adapter au besoin du moment : les solutions mobilier flexibles ne manquent pas !

Concevez aussi des espaces multi-usages (une zone de réunion qui devient un espace projet, un espace détente qui devient un lieu d’échanges informels…)

Et pensez aux évolutions de votre entreprise, mais aussi aux mutations du monde du travail. Vous avez pour projet de recruter davantage de collaborateurs ? Pensez à la densification progressive de votre open space. Le travail hybride prend une place importante dans le monde du travail ? Réfléchissez à proposer moins de postes fixes et plus de flex office. Pensez aussi aux nouveaux usages technologiques : des espaces pour faire des visios (supports écrans, cabines acoustiques).

Quoiqu’il en soit, acceptez l’itération ! Testez, ajustez et déplacez régulièrement ! Considérez que l’aménagement de votre open space est évolutif, et pas un projet figé.

Image de couverture : © .shock